Les étapes des procédures d'achat sont: la demande, la décision, la commande, la réception et le paiement/comptabilisation.
Appliquer les procédures d'achat - en centralisant surtout la décision - rend plus efficace le fonctionnement d'une entreprise et ceci de la façon suivante:
1- Vue globale sur tous les achats d'où une meilleure prise de décision.
2- La comptabilité aura la possibilité d'avoir une situation financière à jour, avant même la réception du matériel et de la facture.
Il serait plus judicieux de nous faire une proposition de procédure en Logigramme pour permettre aux néophytes de voir clair . Une procédure c'est un ensemble de flux physiques et informatifs et des acteurs differents qui interviennent pour apporter de la valeur.
A mon avis, une structure bien organisée doit avoir un service achat pour répondre à cette question. Une demande d'achat part toujours
1- l"émission du besoin
2- la recherche du fournisseur
3- la négociation
4- la passation de commande
5- le suivi de la commande
6- la réception
7- la comptabilisation. Voila les sept étapes que doivent respecter une procédure d'achat dans une entreprise bien structurée.
La procédure d'achat commence par la manifestation de besoin, puis l'évaluation de ce besoin en terme de quantité et de qualité. cette évaluation constituera les critères sur lesquels se basera la commande pour retenir un fournisseur parmi ceux consultés.
La procédure d 'achat commence par un besoin après il faut faire une demande de cotation au moins trois fournisseurs différents ensuite évaluer les factures pro-forma selon le critère de qualité, quantité, prix ,disponibilité et délai de livraison. Apres choisir le meilleur fournisseur passer la commande et ensuite la livraison ,le contrôle de livraison et le paiement