Utilité du manuel de procédure dans l'entreprise

- Les procédures ont un caractère technique et précis. Elles disent comment « procéder » par exemple pour l’établissement de la paie. Les procédures ne sont normalement pas un frein mais un outil pour bien effectuer les opérations administratives.
- Les modes de fonctionnement concernent plus généralement les façons d’appliquer les politiques. Elles peuvent contrairement aux procédures laisser une marge de manœuvre ou d’initiative aux responsables chargés de l’application.
Exemple : les droits aux congés sont un point sensible qui est souvent sujet à discussion aussi bien pour ce qui concerne les droits acquis, le solde à prendre, la période de référence, les périodes et dates autorisées, les reports éventuels d’une année sur l’autre que pour les congés supplémentaires pour l’ancienneté et les autres congés.
Dans ce contexte, les procédures définissent précisément les modes de calcul du décompte des droits aux congés payés et les modes de fonctionnement donnent des indications sur la façon dont les congés peuvent être pris en fonction de l’activité. Pour ces raisons, les procédures et les modes de fonctionnement doivent être bien définis et des extraits compréhensibles doivent pouvoir être communiqués aux salariés dans le guide du personnel afin de limiter les interprétations et les incompréhensions.

Il revient à cette fonction (administration du personnel) d’établir tous les documents de référence pour une bonne administration générale du personnel et d’en effectuer la mise à jour, au fur et à mesure de l’évolution de la politique sociale.

A cet effet, il est souhaitable que l’entreprise puisse émettre un extrait de ces procédures et des modes de fonctionnement qu’elle remet à chaque salarié. Cela constitue des guides pour les salariés. Les guides du personnel permettent aux salariés, et en particulier aux nouveaux salariés, de connaître leurs droits et leurs devoirs de façon écrite et de s’y référer pour une meilleure communication entre les salariés et leur hiérarchie.

Il est donc important que les responsables hiérarchiques connaissent bien ces procédures et guides, d’autant que les modalités peuvent différer d’une catégorie à l’autre.

Un tel guide destiné au personnel peut comprendre les chapitres suivants :
- Introduction sur des critères de comportement général, commun à tous les salariés ;
- Structure de la rémunération et modalité de versement ;
- La durée du travail et les conditions d’exercice des heures supplémentaires ;
- Les congés payés et les congés spéciaux avec leur modalité de demande ;
- Les modalités de fonctionnement de la mutuelle ;
- Les différentes aides sociales qui sont prévues au bénéfice des salariés ;
- Les régimes de retraite et les conditions d’obtention ;
- Les règles d’hygiène et de sécurité.

Ces guides peuvent faire partie du livret d’accueil pour les nouveaux embauchés.
Ce qui précède confirme le caractère indispensable d’une bonne connaissance et d’une bonne pratique de la législation du travail pour les responsables de ressources humaines.

A ce titre l’administration du personnel constitue l’ossature de la Direction des ressources humaines.