Gestion des dons et cotisations

La gestion des dons, des cotisations et des dépenses doivent être obligatoirement tracés dans la comptabilité de l'association. L'association a le droit de placer l'argent reçu en banque ou de le conserver dans sa caisse (dans votre cas le coffre) et d'utiliser ensuite cet argent. Mais toutes les entrées et sorties d'argent doivent être tracée. Au niveau de la comptabilité, il existe un poste dit CAISSE qui permet de tracer les entrées d'argent et les sorties d'argent en liquide. Le problème des caisses est le risque de détournement ou de vol de l'argent de la caisse. Lorsque l'argent est en banque, le suivi des recettes/dépenses est plus transparent et plus facile à suivre.

Concernant " l'investissement de quelques bénévoles " ce doit être exclusivement le remboursement d'achats effectués pour l'asso surtout pas une rétribution pour services rendus, les adhérents devant obligatoirement rester bénévoles

Merci pour votre aide. La banque qui gère le compte de l'association ne risque pas de me poser des questions si je débarque avec plusieurs milliers d'euros en espèces? Existe-t-il une limite relative au montant du dépôt? Aussi, est-il obligatoire, pour tout don reçu (espèces, chèques ou autre) de fournir un reçu au donateur? Quant à la rétribution des bénévoles, à priori, nous sommes hors des clous... Je pense que c'est une problématique récurrente. Avez-vous une idée ou plutôt une solution? Merci!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!

La banque n'a pas à se mêler de vos affaires et vous pensez bien qu'elle gère beaucoup plus d'espèces que cela (commerçants par exemple) il faut remettre un reçu aux donateurs pour les versements en espèces avec double que vous gardez (carnets en vente en papeterie) pour les chèques, inutile, on en garde toujours trace surtout si vous notez n°, date et banque un bénévole/salarié n'existe pas, c'est une antinomie la loi de 1901 précise qu'on ne peut bénéficier d'aucun avantage financier de par son appartenance à une asso il n'y a pas de solution autre que d'employer des prestataires qui établiront des factures avec n° de siret ils ne doivent pas faire partie de l'asso donc soit vos bénévoles le restent réellement, soit vous prenez des extérieurs

Pour le transfert de l'argent à la banque, vous inscrivez sur le bordereau "virement interne caisse", cela suffit. La banque ne demandera pas d'information, et cela permettra le suivi dans les extraits de compte. Le plus important pour le suivi des dons et la trace que vous devez conserver. Effectivement, le récompensement des bénévoles est un problème récurrent dans beaucoup d'association. Le bénévole ne peut pas être rémunéré. L'association peut lui rembourser des frais de déplacements (mais il existe des conditions restricitifs : déclaration et vote en AG,..). L'association peut aussir faire un repas uniquement pour les bénévoles, ou une sortie. De quels montant sont les dépenses "A "payer" l'investissement de quelques bénévoles" ? Est-ce vraiment une "récompense" ou un remboursement de frais qu'un bénévole aurait fait ?

Merci pour vos éclaircissements. Pour répondre à Rouky, les montants versés sont réguliers , 700€ mensuels, payés par chèque...Et j'ai pas vu de justificatifs donc à priori cela ne correspond pas à un remboursement de frais. Concernant le reçu à fournir en cas de don, il est obligatoire à partir de quel montant? Nous recevons des dons qui commencent à 5€. Au niveau comptabilité, il existe un cahier recensant les entrées et sorties avec description sommaire du genre "Versement banque: 500€". Et à à chaque mouvement, le solde est mis à jour. Est-ce suffisant? Connaissez-vous un livre dans lequel je pourrai apprendre le fonctionnement d'une association et surtout comment la gérer au quotidien? Ça a l'air passionnant. En vous remerciant.

A l'exception des dons déductibles fiscalement dont le reçu de don est nécessaire et obligatoire quelques soit le montant. Quant à la majorité des associations, les dons manuels n'étant pas fiscalisé et déductible alors le reçu n'est pas obligatoire. Cependant, le reçu permet d'avoir un enregistrement et une preuve d'une action comptable. Ces reçus permettent de contrôler également la caisse par rapport aux dons reçus. Il existe plusieurs sites sur internet qui expliquent le fonctionnement des associations. Il existe également la maison des associations dans de nombreuses villes qui fournissent également des informations ainsi que des formations gratuites aux dirigeants des associations. C'est le cas pour la comptabilité et la trésorerie de l'association.

Merci. Comment faire le distinguo entre les dons déductibles fiscalement ou non? 2 autres questions: - L'association est propriétaire de locaux assez importants. 3 studios ont été aménagés et sont actuellement loués. Je ne sais pas si ces locations sont formalisées (bail, quittances,...), mais des loyers sont collectés mensuellement, ça j'en suis certain. Pouvez-vous m'éclairer sur le sujet? - Une 2ème association s'est créée, issue de la 1ère. J'ai pu voir la parution au journal officiel. Elle n'est pas domiciliée au même endroit que la 1ère, mais elle bénéficie de ses structures, à priori sans contrepartie. Je sais que régulièrement, la 1ère association alimente la 2nde en cas de besoin. Pourriez-vous également m'éclairer sur cet état de fait? Vraiment merci pour votre aide, je commence à y voir plus clair.

La déductibilité du don ne dépend pas pas de celui-ci mais de l'asso c'est le donateur qui peut le déduire de ses impôts c'est réservé aux assos déclarées d'utilité publique et qui ont obtenu un rescrit fiscal auprès des impôts mais votre affaire semble louche : - une asso à caractère culturel mais qui loue des studios - une 2è asso en sous-main de la 1ère ! déjà ces locations doivent obligatoirement être déclarées et soumises à taxe sans précisions complémentaires, je crains de ne plus devoir répondre

Elle semble louche mais elle ne l'est pas. Ce que je veux dire c'est qu'elle a toujours été gérée par des gens qui n'avaient et qui n'ont pas les connaissances suffisantes dans la gestion associative. C'est d'ailleurs pour cela que j'ai été sollicité. Pour remettre de l'ordre dans tout ça. D'où les différentes questions. De par mon domaine d'activité, je ne peux pas prendre le risque d'être mêlé à des choses louches... Je suis à votre disposition pour toutes les infos dont vous auriez besoin. Juste pour information justement, l'association culturelle promeut la culture catalane. Elle existe depuis 20 ans. Depuis 3 ans, elle dispense des cours de catalan. Pour suivre ces cours, les "élèves" doivent débourser 150€ par an. Ces 150€ sont à dissocier des 8€ de cotisation mensuelle pour adhérer à l'association. L'équipe qui gère l'activité de cours a souhaité faire caisse à part, et devenir autonome. Mais quand celle-ci manque de moyens, pour l'achat de bouquins, l'association principale verse l'argent nécessaire. Je me répète: j'ai vraiment envie de faire changer les choses dans le bon sens. J'ai envie de remettre les choses à plat car les gens en place et ceux qui les ont précédé ont subi les choses, ont fait "comme ceux d'avant", sans vraiment se poser de question. Je suis par exemple choqué voir que le compte en banque affiche un solde de 68000€, et d'après l'historique que j'ai pu consulter via relevés de compte, ça fait quasiment 10 ans qu'il y a autant d'argent sur ce compte, avec des fluctuations ponctuelles liées à des travaux par exemple. Les "anciens" m'ont dit que c'était pour parer à des coups durs...:-) Ils gèrent ça comme on gère un budget domestique, mais à priori c'est pas le but,

Ok, c'est bien plus clair, alors on va reprendre le coup dur en question pourrait être une descente du fisc (rappel, amendes) car il semble que vous soyez en dehors des clous concernant les déclarations des revenus taxables il faudrait dissocier dans votre compta : - d'une part les activités réellement associatives dont les revenus (cotisations à 8€, forfaits d'activité à 142€, éventuels bénéfices de manifestations entrant dans le cadre de vos buts et objets, dons en nature et en espèces à même destinée, etc.) non soumises à taxes - de l'autre, les revenus immobiliers et les dépenses y étant liées par contre je ne sais pas comment vous en sortir des anciennes taxes due je crois que le fisc peut revenir 3 ans en arrière concernant vos réserves, si ce n'est pas interdit, il est vraiment dommage pour une asso de garder ainsi inutilement des noisettes, vous le dites vous-même peut-être faudrait-il inciter le CA à proposer des activités à financer de même, le forfait d'activité pourrait-il être diminué mais pourquoi est-il si élevé ? je suppose que c'est parce que vous rémunérez les professeurs intervenants, on en a parlé plus haut, soit vous les salariez, mais c'est une lourde charge, soit ils doivent se déclarer en auto entrepreneur d'un côté comme de l'autre, ils doivent quitter l'asso là aussi, vos finances risquent d'en prendre un coup avec l'urssaf puisqu’ils ne sont pas déclarés (rétroactivité des charges + amendes éventuelles) mais impôts et urssaf sont moins sévères lorsqu'on fait preuve de bonne foi que comptez-vous faire (loyers et intervenants) ?

Bonjour, Merci pour ces réponses. Y'a du nouveau suite à une réunion: - Apparemment 2 enseignants exercent leur activité au sein de l'association dans le cadre d'un contrat aidé. J'ai pas réussi à savoir de quel type de contrat il s'agit mais je vais à la pêche aux informations ;-) - A ces 2 enseignants, un "complément" est versé (j'en parle plus haut). - Les logements loués devraient très prochainement être réaffectés en salle de cours (les salles existantes sont trop petites), même si tout le monde au sein du bureau n'est pas d'accord. - Le président à priori devrait démissionner... Bref, c'est le gros b*****. Questions! - Les logements loués rapportent d'après ce que j'ai pu voir autour de 700€ par mois. Dans l'hypothèse où l'association décide de régulariser ces revenus, combien cela couterait-il? - Pour ma part, je souhaiterais que l'association aménage uniquement une seule chambre afin d'accueillir un éventuel intervenant de passage chez nous. Est-ce possible sachant que la chambre serait occupée quelques jours par mois uniquement, et que j'aimerais que l'intervenant logé ne paie rien? - Si je comprends bien, les intervenants embauchés dans le cadre d'un contrat aidé, ce n'est pas règlementaire? Merci!

Je ne sais pas comment vous êtes arrivé au poste qui est le vôtre, mais je suppose que c'était le début du b*** que vous évoquez si je comprends bien, une remise à plat est en route et vous semblez avoir beaucoup de travail mais que de questions ! j'essaie d'y répondre en vrac mais ce que je dis n'est pas non plus parole d'évangile locations : à la louche, pour un particulier, il faut compter 2 mois de location en taxes et impôts divers, ce devrait être identique pour une asso soit 4200€ si on remonte 3 ans en arrière (sans amende) mais 700€/mois pour 3 studios, ça me paraît peu ? si les logements sont maintenant utilisés exclusivement pour l'exercice des buts et objets de l'asso, c'est très bien, il n'y aura plus rien à déclarer puisque plus de revenus vous pourriez donc "oublier" de déclarer les anciens revenus et repartir à zéro la démission du président qui se sent peut-être un peu foireux d'avoir géré en dépit du bon sens - même de bonne foi - ne l'exonère pas de ses responsabilités et d'éventuelles poursuites pour ce qu'il aurait (mal) fait pendant son mandat ou même pour d'éventuelles irrégularités (sans parler de malversations) aucun problème pour les contrats aidés, au contraire, de nombreuses assos en bénéficient pas de pb si toutes les déclarations sont légales (personnes pouvant en bénéficier, etc.) par contre, le "complément" que vous évoquez me semble illégal si l'asso reçoit des subventions pour aide à l'embauche, ce serait à mon avis anormal et surtout si ces suppléments ne sont pas déclarés je suppose que vous avez les capacités de pouvoir facilement vous renseigner à ce sujet la question peut être posée à pôle emploi, l'urssaf ou autre sans obligatoirement révéler l'identité de l'asso à mon avis, vous pouvez très bien avoir un lieu d'accueil gratuit pour des intervenants ponctuels même pour des intervenants extérieurs rémunérés, la convention ou le contrat passé entre eux et l'asso peut prévoir cela à bientôt car je suppose que vous aurez d'autres question et malgré les congés d'été, rouky va peut-être intervenir, il a de grandes connaissances concernant les assos

Bonjour, Merci pour votre aide une nouvelle fois. Je faisais fausse route concernant les loyers. Tout est légal, avec contrats de location,... J'ai même retrouvé un échange avec le centre des impôts sur le sujet concernant les éventuels impôts à payer. Les faibles montants des loyers sont expliques par le profil des locataires: peu ou pas de ressources,... Un autre problème se pose. Apparemment, la préfecture impose d'avoir une personne formée SIAP (pas sûr du terme mais en tout cas, quelqu'un formé sécurité) qui doit être présent toutes les nuits... J'ai pas trouvé de texte la-dessus...Une idée? 2 autres questions: - Le trésorier ayant démissionné, le vice-trésorier a pris sa place et moi j'ai remplacé ce dernier. Tout ça s'est fait au niveau du bureau, sans consultation des membres. Normal? - le président ne souhaite plus partir. Comment peut-on obtenir son départ? Merci d'avance.

Vous n'avez pas précisé si vous aviez un CA (ou comité) élu en AG élisant le Bureau en son sein ou seulement un Bureau directement élu par l'AG il est nécessaire de la savoir pour vous renseigner correctement

Il y a uniquement le bureau. Merci.

Légal au niveau des contrats de location mais il n'empêche que c'est une activité lucrative normalement imposable surtout si cela n'apparaît pas dans les buts et objets de votre asso mais bon, si les impôts sont au courant et ne demandent rien, c'est ok d'autant que cela semble être des logements pour personnes sans ressources avec de faibles loyers s'il y a eu des démissions, il doit obligatoirement y avoir des élections au cours d'une AG puisque c'est celle-ci qui élit les responsables AG annuelle si elle est proche, sinon extraordinaire en attendant les intérimaire ont été cooptés mais il faut régulariser leur situation ou en élire d'autres au cours de cette AG, vous pourrez remettre en cause la présidence en demandant un vote de confiance/défiance seule l'AG a ce pouvoir puisque c'est elle qui l'a mandaté aucune idée sur ce que demande la préfecture demandez leur des renseignements supplémentaires