FONCTION DU SECRETAIRE GENERAL ADJOINT

Les missions du secretaire et de ou de ses adjoints sont normalement définis dans les statuts. Globalement, le secrétaire va faire les convocations et est responsable de l'ensemble de ces activités dont certaines peuvent donner à une secrétaire adjoint. Ainsi par exemple, dans de grosse association où il y a plusieurs commissions, le compte-rendu de chaque commission peut être réparti à un secrétaire adjoint. Il devra alors ensuite également le transmettre au secrétaire. Leurs missions peuvent donc être différentes.

Les statuts, le règlement intérieur, les décisions du CA et du Bureau définissent le partage des tâches et des responsabilités entre les différents membres du Bureau et/ou du CA, voire de simples membres missionnés par ce CA (ou Bureau s'il n'y a pas de CA) tout ceci de manière si possible démocratique, le travail nécessaire à la vie d'une assoc devant se faire en équipe et dans la confiance, sans hiérarchie contraignante vous pouvez demander à ce que soit mis ce point à l'ordre du jour de la prochaine réunion

Les missions du Secrétaire : complément voici un mémo qui pourra vous aider : Préparation et tenue des AG Les assemblées générales requièrent un certain formalisme auquel le Secrétaire accordera le plus grand soin : - Mise en forme de l’ordre du jour fixé par les organes dirigeants ; - Communication aux adhérents avec la convocation et les pouvoirs, selon les modalités prévues dans les statuts ; - Tenue des listes des participants pour l’émargement (la signature de la feuille de présence), avec recueil des pouvoirs et des votes par correspondance (en vue des vérifications de quorum); - Suivi du vote des résolutions prévues à l’ordre du jour, avec mise en place de scrutateurs. En effet, dans les assemblées nombreuses, on prévoira en début de séance 2 personnes qui effectueront le comptage des votes de manière contradictoire. En cas de différence, le comptage des votes se poursuivra jusqu’à l’obtention de résultats identiques. Pour chaque résolution votée, on veillera à compter successivement les suffrages pour les trois alternatives : votes Pour, Abstentions, votes Contre ; - Enfin, les résultats des votes seront reportés sur le procès-Verbal de l’AG, reprenant l’ordre du jour, et signés en fin de séance par le Président et le Secrétaire ; - L’établissement du compte-rendu des échanges entre les participants devra faire l’objet d’un procès verbal. Les rapports présentés seront annexés au procès-verbal, qui sera largement diffusé. Formalités et documents obligatoires Les formalités obligatoires pour l’association relèvent de la fonction administrative. Elles seront effectuées sous la responsabilité du Secrétaire. Il s’agit : - des déclarations en préfecture (création, certaines modifications statutaires, changement de dirigeants, acquisition d’un immeuble, dissolution) - des publications au journal officiel (pour les événements précités) - de la tenue du registre spécial - le dépôt des comptes de résultat, bilan, rapport d’activité et conventions en préfecture dès lors que le financement par les autorités administratives dépasse 153 000 euros (L du 12 avril 2000, D. du 6 juin 2001) - le dépôt des comptes auprès de la commune si l’association a perçu d’une commune de plus de 3 500 habitants une subvention supérieure à 76 300 euros ou représentant plus de 50% du budget de l’organisme. Dans ce cas, la certification peut être assurée par le président de l’association (loi du 6 février 1992 dite loi Joxe).