Le président peut il faire des dépenses sans en avertir les membres ?

Certaines dépenses nécessaires à la bonne marche de l'asso ou à ses activités habituelles n'ont pas besoin d'être mises à l'aval des adhérents d'autres, plus ponctuelles doivent être décidées par le CA, s'il y en a un, ou à défaut par l'AG sauf si cette fête était déjà organisée les autres années et devenue une activité habituelle, il semble que le président ait peut-être outrepassé (un peu) ses prérogatives, mais il a sans doute voulu bien faire et anticipé sur une décision qu'il pensait acquise le coût de ces objets ne devant pas atteindre une somme exorbitante, le président a la possibilité d'engager des frais suivant un certain plafond, souvent précisé dans les statuts ou le règlement intérieur (les avez-vous relus ? ) je pense que ce problème que je qualifierai personnellement de secondaire ou négligeable pourra rapidement être réglé ou alors votre question cache-t-elle des divergences d'idées ou des animosités entre personnes que vous ne signalez pas ? concernant les bilans, plusieurs choses : - le bilan financier de la saison précédente doit être communiqué aux adhérents à chaque AG annuelle réponses doivent être faites à toutes questions le concernant - dans un souci de clarté et de transparence, la mise à disposition aux adhérents la totalité des pièces comptables, en présence du trésorier, peut être organisée en un jour et une heure indiqués généralement, on délègue cette tâche à des vérificateurs aux comptes (adhérents volontaires ou même extérieurs à l'AG) les adhérents n'ont pas à se mêler de la gestion comptable en cours de saison, c'est la tâche du trésorier qui a été élu à cet effet et à qui l'AG a accordé sa confiance - le budget prévisionnel peut éventuellement être donné en début de saison mais ce n'est pas du tout une obligation d'autant qu'il est modifiable et sert aux responsables à maintenir un équilibre budgétaire et à savoir d'autres dépenses sont envisageables maintenant si vous pensez que des abus ou des malversations ont été perpétrés, vous pouvez exiger la convocation d'une AGE, mais il faut un quota d'adhérents (voir statuts) et un motif vraiment sérieux en espérant vous avoir aidé et restant à votre disposition pour d'autres renseignements ou avis

Effectivement, le président n'a pas à faire de demande directement aux membres. Par contre, il doit exécuter les dépenses en fonction des décisions prises par l'AG (vote du budget prévisionnel) ou sur validation d'activité exceptionnel avec l'accord du CA. Ainsi, l'achat de décoration peut soit rentrer dans une ligne comptable "divers" ou "manifestation" d'un budget prévisionnel voté à l'AG précédente. Dans ce cas, le président est mandaté pour faire ces achats. Si pas de prévisionnel alors, c'est le CA qui doit valider la nouvelle manifestation qui dans ce cas à un caractère excpetionnel et valider les dépenses nécessaires à cette manifestation. Dans tous les cas, si le président n'a pas respecté cela et à fait des dépenses non autorisé, c'est l'organe qui l'a élu (CA ou comité ou AG) qui doit lui demander des explications et qui peut le révoquer si les explications ne sont pas satisfaisantes. Une poursuite au civil ne sera pas possible que si l'association subi un préjudice. Compte-tenu du montant des décorations, cela sera difficile et surtout couteux pour l'association de tenter ce genre de procédure. Une procédure pénale pourrait être envisagée pour abus de confiance mais il faut aussi un préjudice et que le procureur accepte la qualification donc que le montant du préjudice soit important.

Concernant le bilan de l'association et le budget prévisionnel, ils doivent normalement être présenté à l'AG. Le bilan de l'association est requis par l'article 1993 du code civil, le budget prévisionnel est pour contourner l'article 1994. Ainsi le vote du budget donne mandat au président de l'exécuter. La demande doit être fait en AG. Les membres doivent révoquer le président et le CA si cela n'est pas fait. Sinon, ils acceptent alors cette absence d'information.

Rouky, je croyais, sans doute à tort, que la présentation du budget prévisionnel n'était pas obligatoire mais comment faire si des décisions sont prises à l'AG annuelle ? le préparer et ensuite refaire une AG ? et pourquoi contourner l'art 1994 ?

La présentation du budget prévisionnel n'est pas obligatoire (sauf pour certaines associations agréées et les grosses associations pour la transparence). Par contre, en le votant, le CA se donne les moyens d'avoir l'autorisation de faire certaines dépenses sans l'approbation des membres donc en se protégeant contre l'article 1994. Car le CA a alors le mandat pour exécuter les projets prévus et les dépenses associés. Tous les ans à l'AG, en même temps que le budget prévisionnel je présente les manifestations prévues. Après la présentation du budget et du planning prévisionnel, je demande le vote de ceux-ci et le mandat de l'AG au CA pour l'ajustement du budget en adéquation avec le planning prévisionnel et la possibilité de mettre en place de nouvelles activités pour l'année prochaine et d'en définir les dépenses associées en cas de besoin. Cela couvre ces cas. Je vais voter en AG, chaque année, des règles générales concernant le provisionnement potentiel et le reémploi de ressources supplémentaires. Le CA, avant l'AG, en a discuté ensemble, ainsi que le préviisionnel et le bilan. Cette réunion est ouverte au début aux adhérents qui voudraient ajouter une activité ou une manifestation pour l'année suivante. Soit le CA l'approuve et la propose à l'AG suivante. Soit elle est proposée à l'AG qui prend une décision dessus et donc donne alors mandat au CA de la mettre en place. En effet, si modification du planning, le CA a le mandat pour réajuster ou recalculer le prévisionnel. Si le budget n'est pas finalisé ou calculé pour l'AG, il faut proposer et faire voter un planning prévisionnel d'activité ou de manifestation et de demander que l'AG donne le mandat au CA pour leurs exécutions. J'explique dans une autre réponse la raison de l'article 1994.

Le président et le CA n'ont qu'un mandat purement d'administration sauf si précision complémentaire définie dans les statuts ou par le vote d'une AG (article 1988 du code civil). L'article 1989 précise que le président et le CA ne peuvent pas réalisé des actes au dela du mandat et l'article 1994 précise que dans ce cas (décision prise à la place de l'AG, il répond au civil du préjudice que l'association aurait subi. Les dépenses liés donc à la gestion normale de l'association pour répondre à l'objet de l'association sont des actes d'administration. (Dans le cas de votre association, l'achat de partition peut être considéré comme acte d'administration car nécessaire pour l'accomplissement de l'objet de votre association. Sous réserve évidement du montant de la dépense en fonction des recettes de l'association). Par contre, la mise en place d'une manifestation ou d'une nouvelle activité n'est pas un acte normal d'administration. Cela signifie que le CA doit avoir le mandat pour cette mise en place et pour réaliser les dépenses associés. Le budget prévisionnel et le planning prévisionnel sont les moyens de présenter l'orientation et stratégie à l'AG. De part leurs acceptations, l'AG donne l'autorisation donc le mandat pour les mettre en place et de faire les dépenses nécessaires associées. Ils sont prévisionnels donc peuvent aussi être modifiés en cours d'année. Le vote du budget prévisionnel ou du planning prévisionnel permet d'obtenir le mandat de l'AG et donc de se protéger contre l'application de l'article 1994. Le terme utilisé dans le 1er message "contourné" est, je reconnais maintenant inadéquate. Pour rappel, compte-tenu de l'obligation de certaines associations de démontrer le fonctionnement démocratique et la transparence financière, le budget prévisionnel est l'outil pour le justifier. Les associations d'intéret public ou général, les associations agréées, les associations recevant plus de 153K€ doivent avoir un budget prévisionnel qui doit être validé en AG pour être valide. La plupart des communes le demande également pour justifier leurs suivi de l'utilisation de l'argent public. La transmission d'un bilan comptable et un budget prévisionnel est un acte d'administration, si ceux-ci sont validés et approuvés par l'AG. Sinon ce sont des faux. Mais je doute que cela puisse être retenu par un procureur, car il ne êut y avoir de préjudice en sollicitant des subventions.

Merci de vos explications toujours très complètes pour ne pas polluer cette question, je vous en pose une autre par ailleurs ne la manquez pas