Bail commercial à usage professionnel

Installée depuis 12 ans , mon bail de location à usage commercial signé le 28 Novembre 1997 est arrivé a écheance le 1 er juin 2006. Ce bail ne prévoyait pas de conditions de renouvellement, il m'appartenait de le signaler si je voulais le prolonger, afin de signer un nouvel acte nécessaire à la couverture de mon activité. j'ai donc renvoyé par courrier ma demande de renouvellement de bail commercial au conseil municipal car c'est la municipalité qui me loue ce local , ma demande a été accepté le 27 janvier 2005 et il m'informer par courrier de leur accord pour la reconduction de la location. Dans cette lettre, il m'informait qu'il prenait conctact avec le notaire pour mettre en oeuvre les éléments nécessaires pour une signature et me demande de me rapprocher du notaire. Hors c'est seulement le 12 novembre 2009, qu'il prennent contact avec moi ! A qui sont les frais à régler ? et ont ils le droit de se réveiller que maintenant? merci de votre réponse